Datenschutzerklärung
Stand: August 2026
1. Verantwortlicher
Kaluna UG (haftungsbeschränkt)
Niederbeckstraße 35, 40472 Düsseldorf, Deutschland
Vertreten durch: Shunyi Wang, Geschäftsführer
E-Mail: info@kalunasped.com
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen bei uns derzeit nicht vor. Für alle Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten Adresse.
2. Überblick über die Verarbeitungen
| Zweck | Datenkategorien | Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Bereitstellung der Website | IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser- und Betriebssystemangaben, Referrer | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und störungsfreier Betrieb) | Server-Logfiles: 30 Tage |
| Kontaktanfragen über das Kontaktformular oder per E-Mail | Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (freiwillig), Nachrichtentext | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), im Übrigen lit. f (Bearbeitung der Anfrage) | Bis zur abschließenden Bearbeitung; danach handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen |
| Kunden- und Frachtführerportal (Konten, Aufträge, Anfragen, Angebote, Dokumente) | Name, geschäftliche Kontaktdaten, Zugangsdaten, Auftrags- und Sendungsdaten, hochgeladene Dokumente (z. B. CMR) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), lit. c (gesetzliche Aufbewahrung) | Vertragsdauer; anschließend 6 bzw. 10 Jahre gemäß § 257 HGB, § 147 AO |
| Versand von Benachrichtigungs- und Transaktions-E-Mails | Name, E-Mail-Adresse, Vorgangsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Wie der zugrunde liegende Vorgang |
3. Keine Cookies, keine Analyse, kein Tracking
Auf dieser Website setzen wir keine Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken ein. Wir verwenden weder Webanalysedienste (z. B. Google Analytics) noch Social-Media-Plugins, noch binden wir externe Schriftarten (z. B. Google Fonts) ein. Aus diesem Grund benötigen wir auch kein Einwilligungsbanner. Im Kunden- und Frachtführerportal wird ausschließlich ein technisch notwendiger Speichereintrag für die Anmeldung verwendet (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
4. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Eingesetzte Dienstleister sind für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig:
| Dienstleister | Zweck | Ort der Verarbeitung |
|---|---|---|
| Alibaba Cloud | Server-Hosting, Datenbank, Dateispeicher (Dokumente wie CMR und Zollunterlagen) | Hongkong (Drittland) |
| Resend (Ireland) | Versand von Transaktions- und Benachrichtigungs-E-Mails | Europäische Union (Irland) |
| Cloudflare | DNS-Verwaltung und Weiterleitung eingehender E-Mails | EU / USA |
| Unsplash | Auslieferung einzelner auf der Startseite eingebundener Fotos | USA |
Beim Aufruf der Startseite werden Fotos direkt von Servern des Dienstes Unsplash geladen. Dabei wird Ihre IP-Adresse an diesen Anbieter übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Auslieferung der Website). Wir prüfen derzeit die lokale Einbindung dieser Bilder, um diese Übermittlung künftig zu vermeiden.
5. Datenverarbeitung außerhalb der EU (Drittlandtransfer)
Unsere IT-Infrastruktur — Anwendungsserver, Datenbank und Dateispeicher — wird bei Alibaba Cloud in Hongkong betrieben. Personenbezogene Daten, die im Rahmen unserer Leistungen anfallen (insbesondere Kontaktdaten von Ansprechpartnern unserer Kunden und Frachtführer sowie Auftrags- und Dokumentendaten), werden daher in einem Drittland außerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert.
Für Hongkong liegt kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission im Sinne des Art. 45 DSGVO vor. Die Übermittlung bedarf daher geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO.
Bitte beachten Sie: In Hongkong bestehen keine der DSGVO vergleichbaren Betroffenenrechte, und Behörden können unter bestimmten Voraussetzungen auf Daten zugreifen, ohne dass Ihnen dagegen dieselben Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen wie innerhalb der EU. Wenn Sie hierzu Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.
6. Ihre Rechte
Ihnen stehen gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zu:
- Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.
7. Pflicht zur Bereitstellung
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Für den Abschluss und die Durchführung eines Transportauftrags benötigen wir jedoch bestimmte Angaben (insbesondere Ansprechpartner, Lade- und Entladeadressen sowie Sendungsdaten). Ohne diese Angaben können wir den Auftrag nicht ausführen.
8. Datensicherheit
Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über TLS (erkennbar am Schlosssymbol in Ihrem Browser). Der Zugriff auf das Kunden- und Frachtführerportal ist passwortgeschützt und auf die jeweils eigene Organisation beschränkt. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO und passen diese fortlaufend an.
9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich unsere Leistungen, die eingesetzten Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.
Privacy Policy
This is a convenience translation. The German version is the legally binding one.
Last updated: August 2026
1. Controller
Kaluna UG (haftungsbeschränkt)
Niederbeckstraße 35, 40472 Düsseldorf, Germany
Represented by: Shunyi Wang, Managing Director
E-mail: info@kalunasped.com
We have not appointed a data protection officer; the requirements of § 38 BDSG do not currently apply to us. Please direct all data protection matters to the address above.
2. Overview of processing activities
| Purpose | Categories of data | Legal basis | Retention |
|---|---|---|---|
| Providing the website | IP address, date and time, page requested, browser and operating system, referrer | Art. 6(1)(f) GDPR (secure and reliable operation) | Server log files: 30 days |
| Contact requests via the contact form or e-mail | Name, company, e-mail address, phone number (optional), message | Art. 6(1)(b) GDPR (pre-contractual steps), otherwise (f) | Until the request has been dealt with; thereafter statutory retention periods |
| Customer and carrier portal (accounts, orders, inquiries, quotations, documents) | Name, business contact details, login credentials, order and shipment data, uploaded documents (e.g. CMR) | Art. 6(1)(b) GDPR (performance of contract), (c) (statutory retention) | Term of the contract; thereafter 6 or 10 years under § 257 HGB, § 147 AO |
| Sending notification and transactional e-mails | Name, e-mail address, transaction data | Art. 6(1)(b) GDPR | Same as the underlying transaction |
3. No cookies, no analytics, no tracking
We do not use cookies for analytics or marketing on this website. We use no web analytics services (such as Google Analytics), no social media plugins, and we do not embed external fonts (such as Google Fonts). For this reason no consent banner is required. The customer and carrier portal only uses storage that is strictly necessary for login (§ 25(2) no. 2 TDDDG).
4. Recipients and processors
We only share personal data where this is necessary to provide our services or where we are legally obliged to do so. The following providers act as processors for us under Art. 28 GDPR:
| Provider | Purpose | Place of processing |
|---|---|---|
| Alibaba Cloud | Server hosting, database, file storage (documents such as CMR and customs papers) | Hong Kong (third country) |
| Resend (Ireland) | Sending transactional and notification e-mails | European Union (Ireland) |
| Cloudflare | DNS management and forwarding of incoming e-mail | EU / USA |
| Unsplash | Delivery of individual photos embedded on the home page | USA |
When you open our home page, photos are loaded directly from the servers of the Unsplash service, which transmits your IP address to that provider. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR (efficient delivery of the website). We are currently reviewing hosting these images locally in order to avoid this transfer in future.
5. Processing outside the EU (third-country transfer)
Our IT infrastructure — application server, database and file storage — is operated at Alibaba Cloud in Hong Kong. Personal data arising in the course of our services (in particular contact details of our customers' and carriers' representatives, as well as order and document data) is therefore processed and stored in a third country outside the European Union.
There is no adequacy decision of the European Commission for Hong Kong within the meaning of Art. 45 GDPR. The transfer therefore requires appropriate safeguards under Art. 46 GDPR.
Please note: Hong Kong does not provide data subject rights comparable to the GDPR, and authorities may under certain conditions access data without you having the same legal remedies available as within the EU. If you have questions about this, please contact us at the address given above.
6. Your rights
- Access to the data processed (Art. 15 GDPR)
- Rectification of inaccurate data (Art. 16 GDPR)
- Erasure (Art. 17 GDPR), unless statutory retention obligations apply
- Restriction of processing (Art. 18 GDPR)
- Data portability (Art. 20 GDPR)
- Objection to processing based on legitimate interests (Art. 21 GDPR)
- Withdrawal of consent with effect for the future (Art. 7(3) GDPR)
You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77 GDPR). The authority responsible for us is the State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information of North Rhine-Westphalia, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Germany.
7. Obligation to provide data
Providing personal data is neither required by law nor by contract. However, we need certain information to conclude and carry out a transport order (in particular contact persons, loading and unloading addresses and shipment data). Without this information we cannot perform the order.
8. Data security
Data is transmitted exclusively in encrypted form via TLS (indicated by the padlock symbol in your browser). Access to the customer and carrier portal is password-protected and limited to your own organisation. We implement technical and organisational measures pursuant to Art. 32 GDPR and review them on an ongoing basis.
9. No automated decision-making
No automated decision-making, including profiling, within the meaning of Art. 22 GDPR takes place.
10. Changes to this privacy policy
We update this privacy policy whenever our services, the providers we use or the legal situation change. The version published on this page applies.
隐私政策
本页为便于理解提供的中文译文，具有法律效力的版本为德文版。
更新日期：2026 年 8 月
1. 数据控制者
Kaluna UG (haftungsbeschränkt)
Niederbeckstraße 35, 40472 Düsseldorf, 德国
代表人：Shunyi Wang，总经理
邮箱：info@kalunasped.com
我们未设立数据保护官（DPO），目前不符合《联邦数据保护法》第 38 条的设立条件。 任何数据保护相关事宜，请通过上述地址联系我们。
2. 数据处理活动一览
| 目的 | 数据类别 | 法律依据 | 保存期限 |
|---|---|---|---|
| 提供网站服务 | IP 地址、访问时间、访问页面、浏览器与操作系统信息、来源页 | GDPR 第 6 条第 1 款 (f)（安全稳定运行） | 服务器日志：30 天 |
| 通过联系表单或邮件提交的咨询 | 姓名、公司、邮箱、电话（选填）、留言内容 | GDPR 第 6 条第 1 款 (b)（缔约前措施），其余为 (f) | 处理完毕为止；其后适用商法与税法保存期限 |
| 客户门户与承运商门户（账号、订单、询价、报价、单据） | 姓名、业务联系方式、登录凭据、订单与运输数据、上传单据（如 CMR） | GDPR 第 6 条第 1 款 (b)（履行合同）、(c)（法定保存） | 合同存续期间；其后依《商法典》第 257 条、《税法典》第 147 条保存 6 或 10 年 |
| 发送通知与事务性邮件 | 姓名、邮箱、业务数据 | GDPR 第 6 条第 1 款 (b) | 与对应业务一致 |
3. 不使用 Cookie、不做分析、不做追踪
本网站不使用任何用于分析或营销的 Cookie，不使用网站分析服务（如 Google Analytics）， 不嵌入社交媒体插件，也不加载外部字体（如 Google Fonts）。因此本站无需 Cookie 同意横幅。 客户与承运商门户仅使用登录所必需的技术性存储（TDDDG 第 25 条第 2 款第 2 项）。
4. 数据接收方与受托处理者
仅在提供服务所必需或依法负有义务时，我们才会共享个人数据。以下服务商依 GDPR 第 28 条作为受托处理者：
| 服务商 | 用途 | 处理地点 |
|---|---|---|
| 阿里云（Alibaba Cloud） | 服务器托管、数据库、文件存储（CMR、清关单据等） | 香港（第三国/地区） |
| Resend（爱尔兰） | 发送事务性与通知类邮件 | 欧盟（爱尔兰） |
| Cloudflare | DNS 解析与来信转发 | 欧盟 / 美国 |
| Unsplash | 首页部分图片的分发 | 美国 |
访问首页时，部分图片直接从 Unsplash 的服务器加载，您的 IP 地址会因此传输给该服务商。 法律依据为 GDPR 第 6 条第 1 款 (f)（高效分发网站内容）。我们正在评估将这些图片改为本地托管， 以便今后避免该项传输。
5. 欧盟境外的数据处理（第三国传输）
我们的 IT 基础设施——应用服务器、数据库和文件存储——运行在阿里云香港。 因此，我们在提供服务过程中产生的个人数据（尤其是客户与承运商联系人的联系方式，以及订单和单据数据） 是在欧盟境外的第三国/地区处理和存储的。
欧盟委员会尚未就香港作出 GDPR 第 45 条意义上的充分性认定。 因此该项传输需要符合 GDPR 第 46 条的适当保障措施。
请注意：香港并不提供与 GDPR 相当的数据主体权利，且当局在特定情形下可能访问数据， 而您无法获得与欧盟境内同等的法律救济。如对此有疑问，请通过上述地址与我们联系。
6. 您的权利
- 访问权（GDPR 第 15 条）
- 更正权（第 16 条）
- 删除权（第 17 条），法定保存义务除外
- 限制处理权（第 18 条）
- 数据可携权（第 20 条）
- 对基于正当利益之处理的反对权（第 21 条）
- 撤回同意的权利，自撤回时起生效（第 7 条第 3 款）
您还有权向数据保护监管机构投诉（第 77 条）。对我们有管辖权的机构为： 北莱茵-威斯特法伦州数据保护与信息自由专员公署，Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf。
7. 提供数据的义务
提供个人数据既非法律要求也非合同强制。但订立与履行运输订单需要特定信息 （尤其是联系人、装卸货地址与运输数据），缺少这些信息我们将无法执行订单。
8. 数据安全
数据传输一律经 TLS 加密（浏览器地址栏的锁形图标即为标志）。客户与承运商门户须密码登录， 且访问范围限于本公司自身数据。我们依 GDPR 第 32 条采取技术与组织措施，并持续调整。
9. 不进行自动化决策
不存在 GDPR 第 22 条意义上的自动化决策（含用户画像）。
10. 本政策的变更
当我们的服务、所使用的服务商或法律状况发生变化时，我们会相应更新本隐私政策。 以本页面公布的版本为准。